ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА

согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Общие требования к формированию дел изложены в разделе 3.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и в разделе 6.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в десятидневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; 2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа; 3) группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; 4) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.